[리더십] 422호 - 완벽한 스태프 업무를 달성하는 방법

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회의나 위원회 일이 산더미처럼 쌓인 조직에서 일하는 경영자들은 완벽한 스태프(staff) 업무라고 부르는 원칙을 사용할 필요가 있습니다. 이 원칙은 이미 여려 차례 실험을 거친 진정한 원칙입니다. 효과적인 인적 자원 관리는 효과적인 위임에서 시작합니다. 즉 직원들의 시간과 재능을 가능한 한 최선으로 이용한다는 것입니다.

 이제 그것을 읽어보겠소!

헨리 키신저가 국무 장관으로 재직하던 당시 그는 항상 자기 스태프들에게 최선의 제안을 만들어 제출하도록 했습니다. 그러고 나서 이런 제안을 받아 48시간 동안 보관하고 있다가 다시 해당 직원에게 되돌려 주면서, “이것이 당신이 할 수 있는 최선이오?”라고 묻곤 했습니다. 이렇게 세 번째 제안을 받아들었을 때까지 똑같은 질문을 던지고 나면 스태프들은 이렇게 대답합니다. “이것이 우리가 할 수 있는 최선입니다. 우리는 이것에 대해 정말로 철저히 생각해 보았습니다. 그래서 적절한 대안과 그 결과를 예상할 수 있었고, 결국 몇 가지 방안을 제안할 수 있었습니다. 우리는 또 이러한 제안을 실행해 옮길 수 있는 세부적인 행동 계획을 세워 놓았습니다. 이 최종안에 그 모든 것이 담겨 있습니다. 이제 우리는 자신 있게 이 제안을 내놓을 수 있다고 확신합니다.” 그러면 키신저는 이렇게 말하곤 했습니다. “좋소. 그러면 이제 그것을 읽어 보겠소!”

 위임하지 않는 조직의 문제점

사실, 어떤 사람들은 특별한 재능과 능력이 있어서 중요한 책무를 남에게 위임하지 않고도 놀라운 성과를 이룩해 낼 수도 있습니다. 그러나 조직과 조직 구성원들은 위임과 완벽한 스태프 업무가 없이는 큰 성장을 이루지 못합니다. 왜냐하면 그러한 조직과 조직 구성원들은 보스의 능력 안에 갇혀서 그 보스의 개인적 강점과 약점에 따라서만 행동할 것이기 때문입니다.

 완벽한 스태프 업무를 달성하는 방법

완벽한 스태프 업무를 달성하기 위해서 다음의 5단계 과정을 사용하십시오.

1. 기대성과를 명확히 이해시켜라.
심리적 계약을 수립하기 위해서는 기대성과를 분명하게 이해시켜야 합니다. 직원들이 기대성과에 대한 명확한 이해만 갖게 되면, 최종안 제출 기한에 맞추기 위해 독립적으로 혼자서 일하든지 아니면 다른 사람과 협력해서 일하든지 그것은 전적으로 그 스태프의 자유의사에 맡겨 놓아야 합니다. 다만 그 최종안에는 어떤 결정 내용을 다루어야 하고, 그러한 결정이 왜 필요하며, 경영자가 다른 것을 원할 경우에는 어떤 대안이 있을 수 있는지를 명시적으로 요구해야 합니다. 모든 세부 사항은 완전하게 소화되어 있어야 하며, 철저하게 최종 마무리 되어 있어야 합니다.

2. 직원들이 어느 정도의 주도권을 갖게 될 것인지를 분명하게 인식시켜라.
직원들이 지시가 있을 때까지 기다려야 할 것인지, 경영자에게 질문해서 알아보아야 할 것인지, 제안을 만들어야 할 것인지, 일에 착수하면서 즉시 보고를 해야 할 것인지, 아니면 일에 착수하되 정기적으로만 보고하면 될 것인지를 분명하게 알려 주어야 합니다.

3. 가정(assumptions)을 분명히 하라.

경영자가 사전에 자신의 의도와 가정들을 명확히 해주지 않는다면, 직원들은 전혀 다른 방향으로 나갈 수도 있으며, 그들이 최종 제안을 제시하더라도 경영자로부터 “당신들은 내가 의도한 기본 전제와 가정을 이해조차 하지 못했다”는 말이나 듣게 될 것입니다.

4. 완벽한 스태프 업무를 맡은 직원들에게는 가능한 한 많은 시간과 자원과 접근 기회를 제공하라.

경영자가 필요한 정보나 자원을 제대로 제공하지도 않은 채 완벽한 업무 수행을 요구한다면, 직원들은 좌절하게 될 것입니다. 그러나 당신이 정말로 큰 위기를 맞아 직원들의 요구를 일일이 들어 줄 수 없게 되면, 스태프들에게 그런 사정을 분명하게 알려 주어야 합니다.

5. 완벽한 스태프 업무를 발표하고 재검토할 수 있는 시간과 장소를 마련해 두라.
직원들에게 그들의 작업을 효과적으로 발표할 수 있는 기회를 주어야 합니다.

완벽한 스태프 업무가 잘 이루어지면, 직원들을 발전시키고 경영자의 시간도 절약해 줍니다. 또 스태프들에게 훨씬 더 많은 책임을 부여해 주기도 합니다. 실제로, 그러한 완벽한 스태프 업무는 직원들이 여러 가지 다른 상황에서 현명한 대응책을 선택할 수 있는 능력, 즉 그들의 책임 의식을 의미하는 반응 능력(response-ability)을 향상시켜 줍니다.

사랑하는 지도자 여러분!
위임의 초기에는 많은 시간이 소요됩니다. 그래서 시간에 쫓기는 사람들일수록 다른 사람에게 일을 설명하고, 그들을 훈련시키고, 그들에게 전념해야 하는 시간을 내지 않으려 합니다. 그러나 장기적으로 보면 위임을 하기 위해 투자한 시간만큼 우리는 자신의 가장 소중한 시간을 저축해 두는 셈입니다. 이번 한 주간, 완벽한 스태프 업무를 여러분의 사역에 적용해보시기 바랍니다.

※ 이 글은 “원칙중심의 리더십”(김영사) 제 23장을 요약, 정리한 것입니다.

원칙 중심의 리더십

모든 개인과 조직에게 긴급하게 활력을 불어넣고 효과적인 리더십을 양성하는 것이 우리의 운명을 결정하는 시점에서, 이 책은 인생을 풍요롭게 할 뿐만 아니라 비즈니스에서도 성공을 보장하는 철학을 제시하고 있다.

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